外包就不用管理嗎 ?

by Ginger

早期我是新手時候,有這觀念,既然都是個人出來打怪,應該就不用管理吧,如果可以節省管理功伕,專注在實作上,這樣不是更好。當然,就是面臨時間到交不出貨,或是被銃康的窘況。也蠻常在接案社團看到這疑問,這幾乎可以說是菜鳥老闆的誤區。

後來我理解,不論技術多強,個人紀律多好,多熱情,都是需要管理系統的。

因為我們要互相配合,如同交響樂一般,需要配合指揮,將旋律一段段接下去,才能成為協調的音樂會。

認知到這一點後,我開始泡在管理學中研究,目前有幾個好用心得,可以提供給彼此合作用:

#建立onboarding流程

常見合作有工讀 & 各方專業人士,我後來發現,預先提供簡易的 onboarding 流程,可以節省非常多功。例如:工作用文件在那裡,權限清單,支付說明,操作錄影說明,溝通工具使用、溝通默契。

這些先設計好,在一開始時候先約定,有助於工作品質提升

#啟動會議

不論是對內部還是客戶,專案初始都會有線上的啟動會議,啟動會議是讓大家對齊目標、專案認知、資源&限制、擔任角色和職責。

尤其是擔任角色和職責,在有多方合作的會議,先敲定會順暢很多。

#約定下週對齊進度

說明完派工後,接下來我會約定下週進度,和 check 時間。

當初傻傻的想說整包交給專業人士,就能自動完成了吧。其實不會,分階段 check 才是比較保險方式。

如果是工讀的話,也能透過對齊進度,協助排除實作上的困難,對心理安全感也會較大,不會覺得自己被放生。

對客戶的話,我明白客戶身上都會掛好幾個專案。所以會盡量在 2 週前就對齊接下來會發生的事情,確保能撥出心力和時間。

當然,大家都希望能減少對外包廠商的管理負荷。調整到現在,我蠻有自信的說,是可以做到,我們會直接將客戶當 team member 來做管理,大家都是做專案夥伴,該出的力,我們也會不遺餘力敦促。

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